office97一瞥
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5月12日微软公司发布了Office 97中文版,这是一套集办公应用和网络技术于一体的产
品,使用户能够以更新和更好的方式完成工作。本文将从Office 97的设计目标这一角度向广
大读者详细介绍该产品的新特性。Office 97的设计目标体现在以下四个方面:可用性和集成
度;通信和协作能力;对系统集成及定制的解决方案的支持;扩展Office价值功能。
可用性和集成度
Office 97的一个开发目标是使不同熟练程度的用户能够更容易、更方便地应用软件的
各项功能,使用户界面更加友好,更好地集成各个Office应用功能。
Office 97可用性设计体现在以下四个方面:
1、IntelliSense技术
在Office 97中,IntelliSense(智能感知)技术在整个套件中进行了改进和扩展。Intel
liSense技术能够自动修正常规任务,简化复杂任务,它能理解用户操作的内容,识别用户的意
图,并自动生成修正的结果。用户因此可从中使用更多的功能。以下是IntelliSense技术的
一些新特征:
Grammar Checker(语法检查器) 。可校对语法错误。
Formula AutoCorrect(公式自动校对)。Excel 97可自动校对15个常见公式错误,如少了
一个括号或两个运算子在一起等,可使用户节省时间,减少麻烦。
Auto Web Link(自动联网)。 自动识别前缀http://,并创建和形成一个超级链接。
Expand Slide(扩展幻灯) 。在PowerPoint 97中一个鼠标点击,Expand Slide即通过阅
读外框水平线和智能分析可把那些尚在运行中的(在幻灯片下面的关闭的)幻灯片分解成各自
独立的幻灯片。
Table Analyzer Wizard(表格分析器向导)。 该向导向Access 用户建议一种最好的方
式,在一个相关的数据库中组织数据。
Statement Builder(注释创建器)。 使用注释创建器,可使程序员更易于编写代码,开发
者可单步调试函数的参数,而不需记住每个参数的属性。
2、改进的用户帮助
Office 97中用户帮助的目的是使用户从产品中得到更多的帮助,更为自立。Answer Wi
zard(解答向导)Answer Wizard为用户提供了一种自然而有效的手段,用他们自己的语言询问
软件问题。Office Assistant(Office助手)是一个拟人的帮手,它允许用户以更自然的方式
与Office交流。Assistant功能体现在三个基本方面:
帮助核心源。Office用户可从各种方式得到帮助-Help菜单、向导、Tip Wizard(提示向
导)等等。现在Assistant统一了这些方式,用一个核心源提供产品信息和帮助。它被集成到
向导功能,提供提示和建议,用户由此可在每一次应用中得到功能特征的完整使用说明。
个人化建议。Assistant预见用户的需求,提供如何更有效更快捷地完成任务的建议。它
跟踪用户最近的操作并作出适当的建议。Assistant还能适应和了解用户,因此帮助能针对个
人。例如:一旦用户在一次作业中掌握了某特定的操作,Assistant会不再提示这方面的帮助
。
灵活和可定制。Assistant由用户选择,并完全是定制的。例如,Assistant会移动以免挡
住对话框或用户工作区域,会把屏幕留给深度空间的操作。并且,如果Assistant五分钟内未
被使用,它将缩至最小状态。
3、主流的用户接口
Office 97通过以下方法简化了用户接口:
命令条。这是Office 97中的一个新设计。命令条把菜单和工具条结合成一个部件,在所
有Office应用中共享。它有一个清析的外貌,可完全定制,提供用户简单方法使用功能。用户
可在每一次应用中建立自己的、最常用的命令条。菜单和命令条的组合,加上一套Office应
用中共享的代码,使系统在应用中实现高度统一。
分离菜单(Tear-off menus)。分离菜单使用户可以用漂浮的工具条定制他们的桌面。菜
单上的新按钮可直接放在桌面上,使用户易于得到频繁使用的工具。
4、IntelliMouse定位
IntelliMouse(智能鼠标)是一种具有智能技术的鼠标,它和通常的微软鼠标相似,但在两
个按钮间装上了一个轮(wheel),用户用这个轮可以在Office 97应用中放大和卷进至微软In
ternet Explorer 3.0和Windows 95的任务中。轮的功能是依赖任务的,但在所有Office套件
中都可应用。IntelliMouse用以下功能使定位Office文件更快更容易:
卷滚。卷滚功能允许用户竖直和水平跳过大文件。
放大。放大控制功能简化了大文件的屏上定位。用户很容易在屏幕上缩小和放大一个文
件的尺寸,快速对准某一信息。
Office 97集成性设计体现在以下几个方面:
1、Outlook
Outlook是一个桌面信息管理应用程序,帮助用户从桌面一个位置上组织和使用信息,包
括电子邮件(e-mail)、日历、任务、任务书和文件等。其关键的几个功能如下:
·地址簿集成。地址簿由Outlook和Word 97共享,使邮件合并简单化。
·任务链接。用户可在任何Office应用中建立Outlook任务。Outlook自动跟踪新任务并
更新任务管理器。
·日志(Journal)。Outlook Journal通过自动跟踪每个用户的信息使回找信息更容易。
这使用户可通过时间顺序而不是文件位置找到文件。Outlook Journal自动记录诸如e-mail
、会议、传真和对话等通讯活动。
2、新的共享组件
Office 97提供更广泛的代码共享,使应用更加一致。下面是Office 97中共享组件中的
一些:
·Office Art 。Office Art是Office 97中一个新的作图工具,可产生准专业的图形。
它具有可调整的AutoShapes(自动成型)和Special Effects(特殊效果)。Office Art对象还
包括到其他Office文件或在Internet某一地址上的超级链接。Office Art在Office应用中可
以共享。
·命令条。新的命令条(本文前面所述)提供了一个简化的用户接口,为Office用户增加
了灵活性。例如,当用户同时打开三个Office应用软件时,只有一个命令条为应用软件所共用
,而不是在RAM中保留三个独立的命令条。
·Visual Basic for Applications。Visual Basic for Applications现在在所有Off
ice 97应用中适用。单一的程序语言使开发者在多重应用中更容易学习和再使用代码。
·Clip Gallery Live(实时剪裁图片库)。它是在WWW上的Office的资源。用户可下载约
2,000幅其他剪裁艺术图片、照片、背景、声音和视频文件。
3、扩展的DocObject技术
Office 97扩展了DocObject技术,如允许激活两个应用程序并同时运行。下面简要介绍
几个方面:
·与Internet Explorer完美集成。
·增强的Office Binder(Office 活页夹)。它使用户很容易地从大量不同类型的文件中
收集、打印或分发到一个单一的叫binder的文件上。
Word Mail。它允许用户使用功能丰富的文本编辑器和Word的功能作为e-mail的编辑器
,用户可使用Word的所有功能,包括语法检查、自动校正、拼写和多重撤销等。
通信和协作能力
Office 97把网络功能与Office丰富的应用软件集成在一起,在Internet上和Intranet之
间共享信息和良好协作。在Office 97中,用户可以创建Web内容并以屏幕、在线或打印等多
种方式发布。Office 97的Intranet和Internet功能体现在以下几个方面:
1、增强的网络技术
Office 97为用户提供了一整套工具创建、管理和分享Internet和Intranet的信息,把网
络里的概念(如页和超级链接图形)合并到每一个应用软件中,使Internet和公司Intranet的
共享信息成为用户日常工作中的组成部分,为搜索信息、发布文件和与他人合作等提供了有
效工具,如:
·搜寻。Find Fast(快速寻找)技术允许用户在协作网上或个人计算机(PC)上对Office
文件和HTML文件实施全文本搜寻。
·超级链接。在Office 97中,用户可创建链接到其他任何Office文件或网点的多信息文
件,用几次鼠标键即可方便地从一个文件转到另一个文件或Internet上。
·网络工具条。Office 97应用软件(Outlook除外)中新的网络工具条给用户提供了桌面
应用与网络相似的浏览功能。例如,用户在公司的Intranet和Internet上可使用Back和Forw
ard按钮在文件间移动。
2、Internet上易用的应用软件
用户可使用Office 97中一系列内置的工具向公司的intranet或Internet方便快捷地发
布内容。比如:
·网络上的Office文件。所有Office文件都可从应用软件上定位到一个网点上。使用S
ave As对话框(File菜单),用户可把文件存在一个FTP节点上。
·Outlook的Internet e-mail。Outlook是一个完全的MAPI客户软件,它可和所有的
MAPI e-mail系统一起使用,包括MS Exchange Server、MS Mail Server、MIME、POP3/SMTP
和MSN。用户可在任何时间、任何地点向任何人发出e-mail。
·Access Publish to Web Wizard。用户可以使用Access 97的Publish to Web Wizar
d发布数据库信息到当时创建的交互网页上,并在网页上动态地查询、更新或增加信息。
·PowerPoint的ActiveX动画播放器。用PowerPoint的动画播放器和PowerPoint 97,用
户可在HTML页上播放具有所有多媒体效果的PowerPoint简报。
·另存为HTML文件。用户可把任何Office文件转换为HTML文件。例如,Word 97文件可自
动转换成HTML,显示成一个用于Internet上或公司Intranet上的具有格式、背景图案和图形
的多媒体文件。
·Office 浏览器。Office 97浏览器针对Excel、 PowerPoint和Word,允许每个人浏览
用这些软件创建的文件,不管用户是否有这些应用软件。
·HTML onthe-fly转换器。这些转换器允许用户以Office格式发布内容到网络服务器上
。当Office 97用户点中Word或Excel页,这些页面以Office初始文件格式(使用Active Docu
ment支持)出现在浏览器窗口内。
另外,当Office 97不存在时(例如,在一台Unix机器上),ISAPI转换过滤器把文件转换成
HTML以便用户可在浏览器中查看内容。若服务器的文件有改变,过滤器更新HTML转换。管理
者可远程设置ISAPI过滤器。
用户也可用Office 97在公司Intranet或Internet上快捷地得到信息,包括:
·Excel Web Queries(网络查询)。在Excel 97中,用户可直接从Internet或Intranet页
面上把信息拖至一个工作簿上。
·Access Links to HTML Tables(HTML表的Access链接)。使用户把HTML表和一页网络
页面连接起来,从而把网络上丰富和及时的数据合并到应用软件中。
Office 97 中的FrontPage提供了整套写作和管理工具,使用户能够轻松容易地产生和管
理Internet或Intranet网点,并可与Office 97集成。
3、交互式协作工具
随着企业用户开始利用Intranet交流和分享信息,有效协作的工具变得愈加重要,Offic
e 97的应用软件提供了协同工作的工具。包括:
Outlook 97
Outlook97具有内置的协作工具,可以进行信息处理和小组时间安排,可以和MS Exchang
e Server集成。例如:
·Groupware applications(组件应用软件)。用户可通过创建一个Outlook项来建立自
己的组件应用软件(例如,一个日历),然后把它放在Exchanger Server的公共文件夹上。
·Outlook Forms(Outlook表单) 。Outlook含有表格设计环境,用户可创建复杂的组件
应用软件和定制的表格。
Word 97
Word最早的一个设计目标就是引入能使用户在桌面、Intranet、Internet上协调工作和
共享信息的功能。Word 97为此目标增加了几项功能,包括:
·文件版本标注。文件版本标注使用户可跟踪一个文件的所有改动——即使来自不同作
者。所有版本信息存在一个文件里,所以用户不需要保留和查找文件的多重副本。
·现场注释(inplace comments)。用户可在一个Word文件中加入注释而不会破坏原始内
容。现场注释使查看变得简单——只需把鼠标移到加亮的文本上,注释就象屏幕提示一样自
动出现在另一个弹出的窗口里。
Excel 97
Excel 97包括了在线信息发布和工作组能力,如:
·共享工作簿。多用户在一个网络上同时工作在同一个微软Excel工作簿上,实现灵活方
便的共享。
·变动跟踪(Track changes)。有变动时,变动跟踪改变单元格边框颜色代码并标注。这
使用户可以参看工作簿上的每一个变动,并从每个单元格的不同注释中选择其一。
·合并工作簿。为方便数据合并,用户可一个工作簿的多重副本合并为一个文件。
Access 97
Access 97吸取了Intranet和Internet的图表移动功能,如:
·增强的数据库拆分。开发者可快捷地从用户接口部件上拆分一个使用数据,使多用户
的客户/服务器应用开发更为快捷。
·Internet复制。用户总能使人和信息日新。Microsoft Access Replication同步更新
来自公司内不同小组的数据或通过Internet的不同地理点的数据。
PowerPoint 97
·注释。PowerPoint用户建立的简报的百分之五十八将呈报同仁或经理。使用新的注释
功能,批阅者可在每张幻灯片上加上自己的批语。批语分开显示,可打开或关闭。
·幻灯片搜索。 用户可从硬盘或公司网络上的任何现存的PowerPoint简报上快捷找到
和使用幻灯片。幻灯片可象创建一样加到一份新的简报上。
对系统集成及定制的解决方案的支持
Office的设计不仅为最终用户提供了产品应用软件,也为提出定制商业问题的解决方案
提供了开发的平台。通过可编程对象(代表某项特定软件功能的代码)实现应用目标,以及一
个高级的编程环境(Visual Basic for Application)和对自动化的支持(以前的OLE自动化)
,Office 97使用户能够有效地建立定制问题的解决方案。在Office 4.x的开发基础上,Offi
ce 97中有三方面改进:
1、改进的编程能力(Visual Basic for Application)
Visual Basic for Application Version 5.0是一个共享的开发环境,包括Visual Bas
ic for Application语言引擎编译器(language enginecompiler)、一个编辑器(可语法检查
)和调试工具。Office 97在开发空间作了以下改进:
·对Visual Basic for Application更多的支持。Office 97的所有语言软件支持Visu
al Basic for Application,使开发者能够使用每一个Office产品提出定制的解决方案并应
用在整个工作中。而且,开发者可使用标准工具获得Office和第三方软件产品的功能,建立起
统一的垂直商务解决方案。
·集成化开发环境。Visual Basic for Applications 5.0的集成化开发环境对Office
开发者是一个新的环境。最重要的增加内容是Visual Basic Editor(VBE),它存在于主应用
窗之外,但保留在与主应用相同的内存空间里。这使用户可同时在VBE里写代码并在Office主
应用里查看编程的结果。VBE还提供跟踪项目,调试代码和浏览对象模式的增强型工具。新的
IntelliSense给开发者提供即时句法参考和对象模式帮助以减少编程时间。
·对ActiveX控件的支持。程序员可以直接把ActiveX控件(以前的OLE控件)嵌入到Offi
ce 97文件和表中。ActiveX控件是预先建立的可重复使用的软件块,开发者能很容易把丰富
的交互能力添加到他们的Office方案中。
·表单(Forms)。表单是由Visual Basic提供的新的表单工具。微软表允许用户在微软
Excel 97, PowerPoint 97和Word 97中建立大量的表单和定制的对话窗。
2、新的改进型对象模式
Office 97加强了新的更统一的对象模式,它表现在:
·更统一的对象模式。Office 97提供了更统一的对象模式和工具,如在每个应用中有同
样的代码和总体结构,并在不同的Office应用中使用。在Office 97中,百分之50以上的对象
是通用的,增加了代码的可再用性。
·新的对象模式。在Office 97中引入了一些新的对象模式,提供了更多的功能。例如,
扩展的Outlook对象模式允许开发者用Office应用中的Visual Basic代码或其他开发工具建
立,更新和删除Outlook文件夹和文件项。对命令条、超级链接、Office Art和Assistant也
有新的对象模式提供。
3、建立相关方案的工具
Office 97功能和技术与intranet和Internet环境很好地集成在一起,增强了发布数据的
能力和灵活性。比如:
·Office网络方案。Office 97的新的网络功能(包括完全超级链接和搜索能力)可通过
调用定制建立方案的对象模式库来使用。开发者可利用Internet的所有优点建立有力的方案
,同时具有内部网络的安全性。例如,利用定制建立的intranet方案,IS管理者可在一个服务
器上定义网络搜索范围,控制哪些文件可被调出,哪些用户可以调用。
·Jet Enhancement。Office包括一个叫Jet的数据库引擎(engine),允许用户建立和使
用一个Office方案时操作公司数据库的所有数据。Jet数据库引擎3.5版本现提供内部和通过
Internet的部分数据复制,为远程用户同步更新和修正数据。
·数据Access对象(DAO)和ODBC Direct 。DAO是一个开发者可用来建立数据获取方案的
对象模式。DAO 3.5引入了一个新的客户/服务器连接模式,叫做ODBC Direct,它能直接从服
务器方获取一个ODBC兼容的数据库,而不用把微软Jet数据库引擎装入内存。
·通用客户。Office支持公共工业标准,使很多公司可在一个企业系统内使用Office作
为通用客户。Office 97支持许多标准,包括ODBC、ActiveX、SGML、ODMA、Notes/FX 1.1、
NotesFlow、MAPI、VIM、TAPI、HTML、SNA和AS400。
·开发者版本(Office Developer's Edition,) 。该版本可使开发者更轻松地建立基于
Office的定制商务方案。
扩展Office价值功能
为简化软件管理和方便版本转换,Office 97直接把下列的新功能和增强技术植入了产品
中:
1、更灵活的设置
Office提供了大量的设置选项以支持更广泛的用户群。提供有:
·增强的网络安装向导。它提供并增强了安装灵活性,使安装过程更容易更直观。例如
,系统管理者现在可以远程建立一个常用设置表,使用户把选择的软件组件安装到硬盘上,或
从服务器上运行软件。
·Office升级向导。使系统管理者或最终用户很容易从硬盘中移去以前版本的Office软
件。升级向导建立在产品中,提供了大量选项,管理者可远程设置选项。
·多重设置选项。Office 97可从服务器,CD-ROM或软盘上安装。IS专家还可决定安装哪
些Office组件。
2、企业技术集成
Office 97提供了大量的相关工具以管理用户的桌面,给管理员对软件安装过程以更大的
控制。如:
·系统政策(system policies)。系统政策使管理者决定用户桌面的操作系统和使用的
常规(custom)环境。
·系统管理服务器。这是BackOffice产品系列之一,它提供了硬件和软件清单、软件分
配和对最终用户桌面的远程管理。
3、文件格式兼容性
Office 97在文件格式设计上取得重大进展,为转换器留下了良好基础,以后文件格式在
产品换代时只需很小的改动。其功能包括:
·网络文件转换器。文件转换器现在可存于共享的网络位置,方便用户在硬盘上安装了
Office。
·默认存盘选项。网络管理者可要求用户用特殊的文件格式存储文件。多数大型企业并
不同时升级所有用户,这一功能提供了有效的临时措施使用户分享在多重版本下建立的文件
。Access、Excel、PowerPoint和Word支持这一功能。
·批文件转换。Office 97包括一个批文件转换器,使管理者可把单个应用软件支持的任
何给定格式的文件的整个目录变换到其他任何支持的格式。
·浏览器(IE)。浏览器(IE)使Office以前版本的用户(包括没有安装Office的用户)查看
任何Office 97中创建的打印文件。
4、其他支持资源
Office 97为用户提供了大量其他资源,包括Office Developer Support信息、培训和工
具、针对管理者和专家的资源包。此外还包括提供微软最好的产品支持、建立合作伙伴队伍
等措施。
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